1. O controle orçamental do projeto parte da dotação total disponível do projeto resultante do último relatório de prestação de contas e está subdividido pelas diferentes rubricas orçamentais de acordo com a distribuição aprovada na última adenda à ficha de candidatura. É muito importante saber, em cada momento, qual a dotação disponível em cada rubrica, porque todas as despesas têm de indicar uma rubrica e só são aceites se houver dotação disponível nessa rubrica. O quadro Q4. Despesas dos relatórios de prestação de contas apresenta, por isso, uma tabela em que aparece, para cada rubrica, a dotação disponível inicial (pré-preenchida), a soma das despesas elegíveis dessa rubrica (calculada automaticamente, à medida que são gravadas novas despesas) e o saldo final disponível (também calculado automaticamente). Caso já não haja saldo disponível para colocar uma despesa realizada e paga, só é possível declarar essa despesa baixando o valor elegível de despesas já colocadas ou retirando-as para apresentação posterior.

As alterações às dotações das rubricas orçamentais só podem ser feitas nos processos de alteração, em que se mantém constante o total de dotação disponível resultante do último relatório de prestação de contas validado antes do processo de alteração.

2. A execução financeira do projeto traduz a relação entre o total das tranches de financiamento já recebidas e o total das despesas elegíveis já carregadas e validadas. O saldo entre a receita e a despesa dá conta da execução financeira, até à data, de cada projeto. Este saldo, nos relatórios de progresso, normalmente será positivo. Se for negativo, isso significa que o projeto teve de adiantar verba para pagar algumas das despesas apresentadas. O saldo entre o financiamento acumulado recebido do Programa e o total das despesas validadas apresentadas só tem de ser nulo no relatório do fecho de contas. Caso seja positivo, a entidade promotora terá de devolver o excedente.

No dossier do projeto, cada despesa elegível deve ser lançada na respetiva rubrica, para efeitos da sua apresentação na prestação de contas. Nos relatórios de prestação de contas, só são aceites despesas elegíveis realizadas e pagas até à data de referência do relatório (31 de dezembro de 2021 para o 1º relatório de prestação de contas).

A boa gestão orçamental recomenda que se possam ajustar os valores das dotações das várias rubricas orçamentais, sem no entanto ultrapassar o valor total do orçamento (que corresponde ao valor do financiamento que consta do protocolo de financiamento). É através dos processos de alteração que os projetos podem propor alterações às dotações das suas rubricas orçamentais. O calendário dos processos de alteração é da competência da equipa de coordenação nacional, que os promove antes de cada prestação de contas, para permitir o melhor aproveitamento das dotações disponíveis.

As despesas só são elegíveis se, além de cumprirem todos os requisitos de comprovação, se enquadrarem na rubrica correta, de acordo com a Descrição exemplificativa das rubricas orçamentais dos projetos. A única rubrica orçamental cujo limite máximo não pode ser alterado é a rubrica Outras, que não pode exceder 5% do total do orçamento.

As despesas elegíveis podem ser apresentadas até ao relatório de fecho de contas.

Veja AQUI mais informação sobre o que pode e não pode ser alterado nos projetos.

Incluem-se nesta rubrica os vencimentos dos trabalhadores com contrato de trabalho, os respetivos encargos adicionais e os encargos adicionais dos voluntários com contrato de voluntariado.

Para mais desenvolvimento sobre os encargos adicionais dos trabalhadores com contrato de trabalho e elegibilidade das despesas correspondentes, veja as Perguntas frequentes 12.10 e 3.2.

Incluem-se nesta rubrica despesas com serviços prestados por trabalhadores independentes ou por empresas ou empresários em nome individual. Além dos exemplos de serviços identificados em Despesas elegíveis, incluem-se nesta rubrica, nomeadamente, despesas com recolha de resíduos, seguros (exceto se associados a recursos humanos) e licenças de programas informáticos (software) ou assistência técnica facultativos.

Esta rubrica inclui materiais de consumo imediato, uso único, desgaste rápido ou vida útil reduzida, como exemplificado em Despesas elegíveis.

Além desses exemplos, incluem-se também aqui, nomeadamente, despesas com equipamento de proteção individual (EPI).

Esta rubrica inclui despesas com aquisição de bens móveis e equipamentos de vida útil duradoura, como exemplificado em Despesas elegíveis.

Além desses exemplos, incluem-se também aqui, nomeadamente, despesas com equipamento agrícola, de recolha de resíduos, desportivo ou de saúde e vestuário técnico.

Incluem-se nesta rubrica despesas com serviços de comunicação, criação de imagem do projeto ou página na internet ou redes sociais, como exemplificado em Despesas elegíveis.

As despesas que resultarem da contratação de serviços especializados a trabalhadores independentes devem ser incluídas na rubrica ‘Aquisição de serviços’ (ver pergunta frequente 14.04).

Não devem ser consideradas ‘despesas de comunicação’ as que decorrem da impressão de material gráfico (folhetos, cartazes, roll-ups e similares) que, por corresponderem a produtos consumíveis, devem ser incluídas na rubrica ‘Aquisição de materiais’ (ver pergunta frequente 14.05).

Incluem-se nesta rubrica despesas como as exemplificadas em Despesas elegíveis.

A proporção de afetação destas despesas ao projeto deve estar assinalada no documento de despesa por forma a corresponder ao valor indicado no formulário de prestação de contas como despesa elegível.

A elegibilidade dos encargos com instalações, com base na data de faturação e vencimento, deve corresponder ao explicitado na pergunta frequente 3.2.

Incluem-se nesta rubrica despesas como as exemplificadas em Despesas elegíveis.

A proporção de afetação destas despesas ao projeto deve estar assinalada no documento de despesa por forma a corresponder ao valor indicado no formulário de prestação de contas como despesa elegível.

A elegibilidade dos encargos com equipamentos, com base na data de faturação e vencimento, deve corresponder ao explicitado na pergunta frequente 3.2.

Nos termos do nº 4 do artigo 28.º do Regulamento do Programa, podem ser consideradas elegíveis, além das despesas que se que enquadram nas rubricas definidas no nº 3, outras despesas indispensáveis para a realização do projeto, desde que não ultrapassem o limite máximo de 5% do financiamento aprovado no protocolo de financiamento do projeto.

É o caso, nomeadamente, das despesas com transporte, medicamentos, artigos de farmácia, produtos alimentares ou refeições. Tais despesas só serão elegíveis se, na sua descrição, explicitarem que são imprescindíveis para o projeto (por exemplo, indicando a atividade do projeto para a qual foram necessárias).

Para mais informação sobre despesas com transportes, ver pergunta frequente 3.4. Para mais informações sobre despesas com cheques-alimentares ou cartões oferta, ver pergunta frequente 3.5.