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Prestação de contas
https://www.bairrossaudaveis.gov.pt/uploads/Imagem 1 - Processo de validação do 1º relatório de prestação de contas
https://www.bairrossaudaveis.gov.pt/uploads/Imagem 2 - Resultado final da avaliação do 1º relatório
Processo e critérios de validação do 1º relatório de prestação de contas
05-02-2022

Estes processo e critérios gerais de validação do 1º relatório de prestação de contas foram aprovados na 30ª reunião da Entidade Responsável, em 27 de janeiro de 2022.

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O que diz o Regulamento

O artigo 31.º - Prestação de contas dispõe que:

1. As entidades promotoras ficam obrigadas a produzir dois relatórios de progresso e um relatório final[1], segundo modelo fornecido pela equipa de coordenação nacional, sem prejuízo do disposto no número seguinte.

2. Caso o projeto aprovado configure a tipologia de “Ações ou intervenções pontuais”, com um montante total que não ultrapasse os 5.000 euros, é dispensada a apresentação de relatórios de progresso.

3. Cabe à equipa de coordenação nacional, com a colaboração e apoio das equipas de coordenação regional:

a) Apreciar os relatórios de progresso e os relatórios finais, verificando a conformidade da execução física e financeira com o previsto no projeto;

b) Promover as diligências necessárias para a correção de eventuais inconformidades;

c) Propor à Entidade Responsável a aprovação do pagamento das correspondentes tranches do financiamento, bem como medidas corretivas, se for caso disso.

O artigo 41.º - Incumprimento dispõe que:

1. Caso se confirmem situações de aplicação irregular dos apoios concedidos, as entidades envolvidas terão de restituir total ou parcialmente as verbas recebidas.

2. A apresentação de documentos falsos, ou a prestação de falsas declarações, são motivo de imediata suspensão da candidatura, independentemente das responsabilidades que se venham a apurar.

3. O incumprimento pelas entidades promotoras das suas obrigações, nomeadamente as relativas a prestação de contas, determina a suspensão do pagamento e pode ainda determinar a restituição total ou parcial das verbas recebidas.


Procedimentos previstos

A plataforma apresenta três formulários:

  • Gestor de projeto – onde é indicada a pessoa que tem o dossier de projeto com todos os documentos do projeto, a disponibilizar sempre que solicitado;
  • Contratos – onde cada projeto coloca os contratos associados às despesas realizadas;
  • Relatórios de projeto – onde são preenchidos 4 quadros (‘Q1. Atividades’, ‘Q2. Receitas Protocolo de Financiamento’, ‘Q3. Outras fontes de financiamento’ e ‘Q4. Despesas’). Existe ainda um último quadro, ‘Q5. Submeter relatório’, que só será disponibilizado na última semana do prazo de submissão.

1º passo – Disponibilização do Quadro ‘Q5. Submeter relatório’ (ver imagem 1 ao lado)

A disponibilização do quadro ‘Q5. Submeter relatório’ será notificada a todas as entidades promotoras e gestores de projetos, com indicação da data-limite para o efeito e das consequências em caso de incumprimento. A data-limite fixada é de fevereiro de 2022, eventualmente prorrogável, se necessário, por deliberação da Entidade Responsável[2].

2º passo - Verificação documental dos relatórios submetidos e criação da task force (ver imagem 1 em cima)

A verificação dos relatórios de prestação de contas envolve a verificação da conformidade da execução física e financeira com o previsto no projeto.

A conformidade da execução física faz-se através do quadro ‘Q1. Atividades’. A conformidade da execução financeira faz-se através do quadro ‘Q4. Despesas’, associado ao quadro ‘Contratos’, para efeitos de verificação do cumprimento das regras da contratação pública, e do quadro ‘Q3. Outras fontes de financiamento’, para efeitos de confirmação de inexistência de situações de duplo financiamento.

Qualquer das verificações implica, para cada projeto, abrir todos os documentos carregados em pdf ou zip em cada quadro e verificar a sua consistência com o declarado nos vários campos desse quadro.

Para tudo isto, é preciso criar uma task force para reforçar a capacidade de cada equipa de coordenação regional, relativa aos projetos da sua área regional. É preciso reforçar esta task force com pelo menos 6 pessoas, com competência para verificação de documentos de despesa.

As eventuais inconformidades detetadas serão notificadas para efeitos de correção pelos projetos, com indicação do prazo para o efeito e das consequências em termos de incumprimento, caso as correções notificadas não sejam efetuadas.

3º passo – Análise dos relatórios submetidos e corrigidos – critérios de avaliação (ver imagem 2 em cima)

A análise dos relatórios submetidos e corrigidos será feita pela task force, em articulação com a equipa de coordenação nacional, e implica uma avaliação global de cada relatório à luz das exigências regulamentares e legais e das obrigações do 2º outorgante no protocolo de financiamento assinado.

Os critérios que propomos para esta análise são os seguintes:

Critério 1 - Os relatórios que tenham promovido todas as correções notificadas devem ser validados.

Critério 2 - Os relatórios cujas correções não foram devidamente feitas, subsistindo pequenas discrepâncias que não constituam ilegalidade nem irregularidade grave, devem ser validados com recomendações de correção no futuro (no próximo processo de alterações ou no 2º relatório de prestação de contas).

Critério 3 - Os relatórios que não tenham promovido as correções notificadas, subsistindo despesas não elegíveis, ou outras inconformidades suscetíveis de ser consideradas motivo de incumprimento ao abrigo do artigo 41.º do regulamento, não devem ser validados.

Critério 4 - Os projetos que não tenham submetido nenhum relatório, ou cujos relatórios não estejam em condições de ser validados, devem ser notificados, em sede de audiência prévia, da decisão prevista, a fim de poderem apresentar as suas justificações antes de serem alvo de uma decisão final.


A decisão final sobre cada relatório validado ao abrigo dos critérios 1 ou 2 é da responsabilidade da equipa de coordenação nacional, com o apoio das equipas de coordenação regional. Com base nela será apresentada à Entidade Responsável a proposta de pagamento da 2ª tranche do financiamento, acompanhada das respetivas recomendações, quando existam.

A decisão final sobre projetos notificados ao abrigo dos critérios 3 e 4, após realização da audiência prévia, deve ser apresentada para deliberação à Entidade Responsável, para efeitos de aplicação:

- de eventual suspensão do pagamento da 2ª tranche de financiamento e/ou de medidas corretivas que permitam concretizar a realização do projeto;

- de sanções de incumprimento, ao abrigo do número 3 do artigo 41.º do Regulamento.


Documento

Esquema do processo de validação do 1ª relatório de prestação de contas

__________________________

[1] O plano de transferência de verbas, em anexo 1 ao protocolo de financiamento, desdobrou o relatório final em dois: relatório preliminar de execução física e relatório de fecho de contas.

[2] Esta data foi prorrogada pela Entidade Responsável para dia 14 de fevereiro de 2022

Esquema do processo de validação do 1ª relatório de prestação de contas

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