O processo completo de avaliação e validação dos relatórios de fecho de contas segue duas etapas. Na primeira etapa, é verificada pelos membros do GTA, com base no Guia de correção de erros dos Relatórios de fecho de contas, a elegibilidade e a congruência de todas as despesas face aos respetivos comprovativos. Esta etapa ficou concluída em agosto de 2024. Na segunda etapa, o resultado da avaliação feita pelos membros do GTA é validado pela coordenação nacional.

Para esta validação final, a coordenação nacional deliberou distinguir, nos erros sinalizados pelos avaliadores, aqueles que são erros leves, passíveis de correção oficiosa ou aceitáveis por se tratar de simples imperfeições que não prejudicam a validação da despesa, e os que se consideram erros graves, impeditivos da aceitação da despesa.

Os critérios a seguir na validação final dos relatórios de fecho de contas são os seguintes:

• Erros graves - Só são recusadas despesas em quatro situações: não elegibilidade, falta ou deficiência do documento de despesa, falta ou deficiência do comprovativo de pagamento e falta de contrato obrigatório segundo o Código dos Contratos Públicos ou o Código de Trabalho, traduzidas nos erros concretos descritos em baixo.

• Correções oficiosas - As discrepâncias entre os valores de cada despesa lançados no formulário do relatório e os valores constantes dos respetivos comprovativos digitalizados são corrigidas oficiosamente pela coordenação nacional na base de dados da plataforma de candidaturas de acordo com os valores efetivos constantes dos comprovativos submetidos.

• Alteração de rubricas orçamentais - São aceites pela coordenação nacional as alterações de rubricas orçamentais solicitadas desde que corretamente justificadas por requerimento próprio disponível no site. Na ausência ou deficiência desse requerimento, cabe à coordenação nacional propor à ACSS que aceite as alterações de rubricas necessárias, desde que não prejudiquem o Programa nem violem as regras regulamentares.

Os erros graves a que correspondem os critérios acima formulados e que determinam a não aceitação de uma despesa são os seguintes:

• Erro 1. Despesa não elegível porque a sua natureza ou a sua data não têm enquadramento nas regras do Programa.

• Erro 4. Documento de despesa ausente ou que não corresponde à despesa descrita.

• Erro 5. Comprovativo de pagamento incorreto, incongruente ou omisso.

• Erro 6. Despesa que exige contrato mas sem contrato associado.

• Erro 7. Despesa que exige contrato, mas com um contrato associado que não lhe corresponde.

• Erro 9. Acerto de valores relativo a despesas já validadas em anteriores prestações de contas.

• Erro 10. Despesa inaceitável por motivo de conflito de interesses.

• Erro 21. Documento de despesa sem NIF da entidade promotora.

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