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Prestação de contas
Penalizações por baixa execução física ou financeira dos projetos - enquadramento e conceitos
07-09-2022

Este documento desenvolve o enquadramento regulamentar e os conceitos usados na aplicação eventual de penalizações aos projetos com baixa execução física ou financeira no final dos relatórios de prestação de contas.

As penalizações preventivas a aplicar no final do 2º relatório de prestação de contas foram aprovadas na 36ª e 37 ª reuniões da Entidade Responsável, de 22 de julho e 7 de setembro, respetivamente, e confirmadas na 38ª reunião, de 28 de setembro.

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1. Enquadramento regulamentar

O regulamento do Bairros Saudáveis prevê que o financiamento aprovado para as candidaturas seja faseado em tranches, sendo a primeira tranche transferida, como adiantamento, após a assinatura do protocolo de financiamento, e as seguintes disponibilizadas após verificação de boa execução, à exceção da última tranche, que só é paga após a conclusão física do projeto, devidamente atestada e validada.

Os projetos prestam contas sobre atividades e sobre despesas. Os projetos de mais de 5.000 euros estão obrigados a dois relatórios de progresso, incidindo sobre atividades e despesas, e a um relatório final, subdividido em relatório preliminar de execução física, só sobre atividades, e relatório de fecho de contas, só sobre despesas. Os projetos até 5.000 euros estão dispensados dos dois relatórios de progresso, mas obrigados ao relatório preliminar de execução física e ao relatório de fecho de contas.

2. Prestação de contas sobre atividades

Nas fichas de candidatura, para cada projeto existe um cronograma de realização de todas as atividades, dividido em 3 fases. Nos processos de alteração dos projetos, que antecedem cada relatório de prestação de contas, os projetos podem ajustar o cronograma desde que todas as atividades fiquem concluídas até final do projeto. Os processos de alteração aprovados geram adendas à ficha de candidatura, que constituem o ponto de partida para o relatório de prestação de contas seguinte.

As datas-limite das três fases, fixadas após a assinatura dos protocolos de financiamento, foram as seguintes: 1ª fase – até 31 de dezembro de 2021; 2ª fase – até 30 de abril de 2022; 3ª fase – até 31 de agosto de 2022. Com a prorrogação do prazo de conclusão das atividades até 10 de outubro de 2022, a 3ª fase passou a ter esta data como data-limite.

Nos relatórios de prestação de contas, apenas são apresentadas as atividades cuja realização estivesse prevista, no último cronograma, durante a fase a que cada relatório corresponde: fase 1, para o 1º relatório; fase 2, para o 2º relatório; e fase 3 para o relatório preliminar de execução física. Os projetos indicam, para cada atividade, o seu estado de realização (não iniciada, em curso ou concluída), sendo obrigatório justificar cada atividade não iniciada e comprovar cada atividade concluída.

3. Prestação de contas sobre despesas

Nas fichas de candidatura, o orçamento proposto para cada projeto foi dividido em rubricas orçamentais. O total proposto constitui o orçamento inicial da candidatura e o seu montante é o limite máximo de financiamento do Programa aprovado para o projeto e inscrito no protocolo de financiamento. Nos processos de alteração dos projetos, que antecedem cada relatório de prestação de contas, os projetos podem ajustar a distribuição por rubricas orçamentais da dotação disponível total (que é igual ao orçamento inicial menos as despesas já validadas em relatórios anteriores). Os processos de alteração aprovados geram adendas à ficha de candidatura, que constituem o ponto de partida para o relatório de prestação de contas seguinte.

Na prestação de contas das despesas, é importante saber qual a dotação disponível em cada rubrica, porque todas as despesas têm de indicar uma rubrica e só são aceites se houver dotação orçamental disponível nessa rubrica. O formulário do relatório apresenta, por isso, uma tabela de controle orçamental que contém, para cada rubrica, a dotação disponível inicial, a soma das despesas apresentadas e o saldo disponível. Caso não haja saldo orçamental disponível numa rubrica para colocar uma despesa realizada e paga, é possível retirá-la para apresentação posterior, ajustando entretanto, no processo de alteração seguinte, os valores das rubricas orçamentais, sem alterar a dotação total disponível.

A execução financeira do projeto traduz a relação entre o total das tranches de financiamento recebidas e o total das despesas elegíveis validadas. O saldo financeiro, que é a diferença entre receita e despesa, só tem de ser nulo no relatório do fecho de contas. Caso o saldo final seja positivo, a entidade promotora terá de devolver o excedente. Nos relatórios de progresso, um saldo de execução financeira negativo revela que o projeto terá tido que se autofinanciar para fazer face às despesas apresentadas.

4. Taxas de execução dos projetos

A taxa de execução física diz respeito às atividades. É medida pelo quociente entre o nº de atividades concluídas e validadas até à data e o nº de atividades que devessem estar concluídas e validadas nessa data, de acordo com o cronograma do processo de alteração mais recente. No final do projeto, se todas as atividades estiverem concluídas e validadas, a taxa de execução física é de 100%.

A taxa de execução financeira diz respeito às despesas. É medida pelo quociente entre o total acumulado de despesas elegíveis validadas até à data e o total de receitas do Programa já recebidas. Na taxa de execução financeira, não são consideradas quaisquer receitas obtidas através de outras fontes de financiamento, que têm, no entanto, de ser declaradas e não podem constituir duplos financiamentos. A taxa de execução financeira será de 100% se o total das despesas validadas no fecho de contas coincidir com o total das receitas recebidas.

5. Penalizações preventivas e alertas

O regulamento do Programa prevê a aplicação de medidas corretivas a aprovar pela Entidade Responsável no âmbito da apreciação dos relatórios de prestação de contas.

As penalizações preventivas são medidas corretivas para evitar o risco de os projetos receberem, por antecipação, receitas muito superiores à capacidade de realização evidenciada pelos relatórios de prestação de contas. Aplicam-se quando ocorrem

a) taxas de execução física inferiores aos limites fixados para cada relatório;

b) taxas de execução financeira inferiores aos limites fixados para cada relatório.

As penalizações preventivas podem gerar alertas aos projetos, no sentido de aproveitarem o processo de alteração seguinte para ajustar o cronograma ou os valores das rubricas orçamentais, de forma a conseguirem concluir todas as atividades e validar todas as despesas elegíveis do projeto.

As penalizações preventivas podem ainda determinar a suspensão total ou parcial da tranche de financiamento seguinte. Esta suspensão pode ser levantada se o motivo que as determinou estiver ultrapassado, mediante requerimento fundamentado.

Recorda-se que as atividades do projeto devem estar todas concluídas até 10 de dezembro de 2022 e validadas no relatório preliminar de execução física.

Quanto às despesas elegíveis, devem ser todas submetidas até ao relatório de fecho de contas, sendo as datas de elegibilidade as seguintes:

a) Despesas realizadas entre a assinatura do protocolo de financiamento e 10 de outubro de 2022, que se vençam até 5 de dezembro de 2022;

b) Despesas realizadas após 10 de outubro de 2022 e que se vençam até 5 de dezembro de 2022, desde que relativas a instalações, equipamentos ou despesas com pessoal, e na medida em que a sua realização seja necessária para a apresentação do relatório de fecho de contas.

Com exceção das despesas a que se refere a alínea b), não são consideradas quaisquer outras despesas faturadas ou vincendas após 10 de outubro de 2022.

6. Penalizações finais - cortes no financiamento e devolução de verbas (a aprovar pela Entidade Responsável)

No relatório preliminar de execução física, se a taxa de execução física final for inferior a 100%, isso significa que houve atividades não concluídas, determinando um corte no valor do financiamento inicial aprovado para a candidatura e constante do protocolo de financiamento. O valor do corte corresponde à diferença entre 100% e a taxa de execução física final que for apurada.

O montante do corte é deduzido na 4ª e última tranche, caso seja inferior ou igual a 10% do orçamento inicial.[1] Caso seja superior, o excedente terá de ser devolvido ao Programa, em sede de fecho e acerto de contas.

No relatório do fecho de contas, para o cálculo da taxa de execução financeira final (quociente entre o total acumulado de despesas elegíveis validadas até à data e o total de receitas do Programa recebidas), são deduzidos às receitas eventuais cortes resultantes de taxas de execução física final inferiores a 100% que ultrapassem o montante da última tranche. Caso a taxa de execução financeira final seja inferior a 100%, isso significa que haverá um saldo final positivo entre as receitas recebidas e as despesas elegíveis validadas, que deve ser devolvido ao Programa em sede de acerto de contas.

7. Penalizações preventivas e alertas aprovados pela Entidade Responsável para o 2º relatório de prestação de contas

Ao abrigo do artigo 32.º do regulamento do Programa, a Entidade Responsável aprovou as seguintes medidas corretivas a aplicar na validação do 2º relatório de prestação de contas:

a) suspensão total da 3ª tranche, se a taxa de execução financeira for inferior a 25%;

b) suspensão parcial de metade da 3ª tranche, se a taxa de execução financeira for superior ou igual a 25%, mas inferior a 50%;

c) alteração oficiosa do cronograma na 3ª adenda, se houver atividades que devessem estar concluídas nas fases 1 ou 2 e tenham sido apresentadas como “não iniciadas” ou “em curso”, sem cronograma disponível para a fase 3 (redação aprovada na 38ª reunião)

A suspensão total ou parcial da 3ª tranche pode ser levantada se os projetos justificarem devidamente, mediante requerimento, a necessidade de pagar novas despesas elegíveis antes de 10 de outubro de 2022 para finalização do projeto.

[1] Nos termos dos protocolos de financiamento dos projetos de mais de 5.000 €, a 4ª tranche é de 10% do orçamento inicial da candidatura.