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Prestação de contas
Penalizações por baixa execução física ou financeira dos projetos - enquadramento e conceitos (texto revisto e atualizado)
31-03-2023

O enquadramento regulamentar e os conceitos usados na aplicação de penalizações aos projetos com baixa execução física ou financeira no final dos relatórios de prestação de contas foram apreciados pela Entidade Responsável na 36ª reunião, de 22 de julho de 2022. As primeiras penalizações preventivas, aplicáveis no final do 2º relatório de prestação de contas, foram aprovadas na 37ª reunião da Entidade Responsável, de 7 de setembro de 2022, e confirmadas na 38ª reunião, de 28 de setembro.

A taxa média de execução física (TM) dos projetos foi revista e ajustada na apreciação pela Entidade Responsável das metodologias de avaliação do relatório final de atividades e do relatório de fecho de contas, apresentadas pela coordenação nacional na 45ª e 46ª reunião, de 21 de março de 2023, no sentido de valorizar ao máximo o que tiver sido realizado, mesmo que os projetos não tenham conseguido concluir todas as atividades.

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1. Enquadramento regulamentar

O regulamento do Bairros Saudáveis prevê que o financiamento aprovado para as candidaturas seja faseado em tranches, sendo a primeira tranche transferida, como adiantamento, após a assinatura do protocolo de financiamento, e as seguintes disponibilizadas após verificação de boa execução, à exceção da última tranche, que só é paga após a conclusão física do projeto, devidamente atestada e validada.

Os projetos prestam contas sobre atividades e sobre despesas. Os projetos de mais de 5.000 euros estão obrigados a dois relatórios de progresso, incidindo sobre atividades e despesas, e a um relatório final, subdividido em relatório preliminar de execução física ou relatório final de atividades e relatório de fecho de contas. Os projetos até 5.000 euros estão dispensados dos dois relatórios de progresso, mas obrigados ao relatório final de atividades e ao relatório de fecho de contas.

2. Prestação de contas sobre atividades

Nas fichas de candidatura, para cada projeto existe um cronograma de realização de todas as atividades, dividido em 3 fases. Nos processos de alteração dos projetos, que antecedem cada relatório de prestação de contas, os projetos podem ajustar o cronograma desde que todas as atividades fiquem concluídas até final do projeto. Os processos de alteração aprovados geram adendas à ficha de candidatura, que constituem o ponto de partida para o relatório de prestação de contas seguinte.

As datas-limite das três fases, fixadas após a assinatura dos protocolos de financiamento, foram as seguintes: 1ª fase – até 31 de dezembro de 2021; 2ª fase – até 30 de abril de 2022; 3ª fase – até 31 de agosto de 2022. Com a prorrogação do prazo de conclusão das atividades até 10 de outubro de 2022, a 3ª fase passou a ter esta data como data-limite.

No 1º e 2º relatórios de progresso, apenas são apresentadas as atividades cuja realização estivesse prevista, no último cronograma, para a fase a que cada relatório corresponde: fase 1, para o 1º relatório e fase 2, para o 2º relatório.

No relatório final de atividades, todas as atividades são apresentadas, mesmo que tenham ficado concluídas em fase anterior, para permitir calcular a taxa média de execução física de cada projeto, como se explicita no ponto 4. Para cada atividade, é solicitada aos projetos a autoavaliação do seu estado de realização e do cumprimento dos objetivos específicos do projeto para os quais a atividade deveria concorrer, conforme declarado na ficha de candidatura.

3. Prestação de contas sobre despesas

Nas fichas de candidatura, o orçamento proposto para cada projeto foi dividido em rubricas orçamentais. O total proposto constitui o orçamento inicial da candidatura e o seu montante é o limite máximo de financiamento do Programa aprovado para o projeto e inscrito no protocolo de financiamento.

Nos processos de alteração dos projetos, que antecedem cada relatório de prestação de contas, os projetos podem ajustar a distribuição por rubricas orçamentais da dotação disponível total (que é igual à do orçamento inicial menos as despesas já validadas em relatórios anteriores). Os processos de alteração aprovados geram adendas à ficha de candidatura, que constituem o ponto de partida para o relatório de prestação de contas seguinte.

Na prestação de contas das despesas, é importante saber qual a dotação disponível em cada rubrica, porque todas as despesas têm de indicar uma rubrica e só são aceites se houver dotação orçamental disponível nessa rubrica. O formulário do relatório apresenta, por isso, uma tabela de controle orçamental que contém, para cada rubrica, a dotação disponível inicial, a soma das despesas apresentadas e o saldo disponível. Caso não haja saldo orçamental disponível numa rubrica para colocar uma despesa realizada e paga, é possível retirá-la para apresentação posterior, ajustando entretanto, no processo de alteração seguinte, os valores das rubricas orçamentais, sem alterar a dotação total disponível. Esta possibilidade não se aplica ao relatório de fecho de contas, que é o último a ser apresentado.

A execução financeira do projeto traduz a relação entre o total das tranches de financiamento recebidas e o total das despesas elegíveis validadas. O saldo financeiro, que é a diferença entre receita e despesa, só tem de ser nulo no relatório do fecho de contas. Caso o saldo final seja positivo, a entidade promotora terá de devolver o excedente. Nos relatórios de progresso, um saldo de execução financeira negativo revela que o projeto terá tido que se autofinanciar para fazer face às despesas apresentadas.

4. Taxas de execução física e financeira dos projetos

A taxa média de execução física (TM) diz respeito às atividades. É medida através de dois indicadores, o indicador de execução das atividades (IA) e o indicador de cumprimento dos objetivos específicos (ICO) do projeto, que variam ambos ntre 0 e 100%. A taxa média de execução física é a média destes dois indicadores. Uma taxa de média de execução física de 100% no relatório final de atividades significa que todas as atividades foram concluídas e todos os objetivos específicos cumpridos.

A taxa de execução financeira (TEF) diz respeito às despesas. É medida pelo quociente entre o total acumulado de despesas elegíveis validadas até à data e o total de receitas do Programa já recebidas. Na taxa de execução financeira, não são consideradas quaisquer receitas obtidas através de outras fontes de financiamento, que têm, no entanto, de ser declaradas e não podem constituir duplos financiamentos. A taxa de execução financeira será de 100% se o total das despesas validadas no fecho de contas coincidir com o total das receitas recebidas.

5. Penalizações preventivas e alertas

O regulamento do Programa prevê a aplicação de medidas corretivas a aprovar pela Entidade Responsável no âmbito da apreciação dos relatórios de prestação de contas.

As penalizações preventivas são medidas corretivas para evitar o risco de os projetos receberem, por antecipação, receitas muito superiores à capacidade de realização evidenciada pelos relatórios de prestação de contas. Aplicam-se quando ocorrem taxas de execução física ou financeira inferiores aos limites fixados para cada relatório.

As penalizações preventivas determinam a suspensão total ou parcial da tranche de financiamento seguinte. Esta suspensão pode ser levantada se o motivo que as determinou estiver ultrapassado, mediante requerimento fundamentado.

As penalizações preventivas podem ainda gerar alertas aos projetos, no sentido de aproveitarem o processo de alteração seguinte para ajustar o cronograma ou os valores das rubricas orçamentais, de forma a conseguirem concluir todas as atividades e validar todas as despesas elegíveis do projeto.

Recorda-se que as atividades do projeto devem estar todas concluídas até 10 de outubro de 2022 e validadas no relatório final de atividades.

6. Datas de elegibilidade das despesas

As despesas elegíveis devem ser todas submetidas até ao relatório de fecho de contas. Para efeitos de elegibilidade, podem ser consideradas:

a) Despesas faturadas entre a assinatura do protocolo de financiamento e 10 de outubro de 2022, que se vençam até à abertura da plataforma para apresentação do relatório do fecho de contas;

b) Despesas faturadas após 10 de outubro de 2022 e que se vençam até à abertura da plataforma para apresentação do relatório do fecho de contas, desde que relativas a instalações, equipamentos ou despesas com pessoal, e na medida em que a sua realização seja necessária para a apresentação do relatório de fecho de contas;

Podem ainda ser aceites faturas emitidas após 10 de outubro de 2022, desde que digam respeito a:

a) Despesa paga regularmente, como uma remuneração de trabalhador, uma renda ou um contrato de prestação de serviços; neste caso, a despesa só é elegível na parte proporcional do mês de outubro até dia 10;

b) Despesa relativa a uma atividade ou um serviço realizados até 10 de outubro, mas faturados posteriormente; neste caso, a despesa só é elegível se a fatura for acompanhada de declaração da entidade promotora que confirme que a despesa foi realizada até 10 de outubro.

7. Redução do financiamento inicial aprovado para a a candidatura e acertos de contas

No relatório preliminar de execução física, se a taxa média de execução física (TM) for inferior a 100%, isso significa que houve atividades não concluídas, determinando uma redução no valor do financiamento inicial aprovado para a candidatura e constante do protocolo de financiamento. O valor máximo do financiamento final a atribuir ao projeto é igual ao produto da taxa média de execução física pelo financiamento inicial aprovado. Este valor pode ser majorado através da apresentação de resultados iguais ou superiores aos previstos na candidatura.

No relatório do fecho de contas, se a taxa de execução financeira (TEF) for inferior a 100%, o saldo positivo entre as receitas recebidas e as despesas elegíveis validadas deve ser devolvido ao Programa em sede de acerto de contas. Além do valor do saldo apurado no relatório de fecho de contas, os acertos finais dependem da taxa média de execução física e da comparação entre as receitas recebidas e o valor máximo de financiamento a que o projeto tem direito, em função da execução física comprovada.

O financiamento inicial aprovado na candidatura só pode ser recebido na totalidade pelo projeto se ele tiver sido completamente realizado e se o total das despesas elegíveis validadas tiver atingido esse limite máximo. Se estas duas condições não se verificarem, o projeto será financiado num montante inferior ao financiamento inicial aprovado.