As entidades promotoras não necessitam de ter contabilidade organizada nem de contratar um contabilista certificado para poderem cumprir as regras de execução e reporte de despesa no âmbito do Programa Bairros Saudáveis. O que têm é de designar, desde o início do projeto, uma pessoa como Gestor do Projeto, com as funções indicadas na questão 4.2.

O Gestor do Projeto é uma pessoa designada no início do projeto pela(s) entidade(s) promotora(s) que assume a responsabilidade de criar e manter permanentemente organizado e atualizado um Dossier do Projeto. O Gestor do Projeto pode ser um elemento externo à Entidade Promotora, sendo esta responsável pelo seu trabalho.

A indicação do Gestor do Projeto, com nome e contactos, é registada através de formulário próprio disponível na plataforma de candidaturas.

O Dossier do Projeto, organizado com um suporte físico ou digital, é organizado e permanentemente atualizado pelo Gestor do projeto e deve ser disponibilizado para consulta sempre que solicitado.

O Dossier do Projeto deve ser preenchido com os dados disponíveis desde o arranque do projeto, pois será a partir dele que serão preenchidos os formulários de prestação de contas. Um Dossier do Projeto bem organizado permite prestar contas de forma clara e cabal, condição indispensável para o recebimento das tranches seguintes de financiamento.

O Dossier do Projeto é organizado de forma cronológica e deve conter:

i) - os documentos essenciais do projeto: ficha da candidatura, protocolo de financiamento e adendas à ficha de candidatura com as alterações ao projeto;

ii) - o registo de atividades: para cada atividade realizada, quando, onde, com quem, como e para quem se realizou; registos multimédia (links para notícias no Jornal dos Bairros Saudáveis e páginas na internet ou redes sociais; fotos, vídeos ou recortes de imprensa) que comprovem a realização da atividade; balanço sumário dos objetivos atingidos, das dificuldades encontradas e das lições aprendidas;

iii) - todos os comprovativos de receita, nomeadamente o aviso de transferência bancária das diferentes tranches de financiamento e, se existirem, outras receitas efetivamente recebidas, tendo em conta o que foi declarado na candidatura no quadro Q7 – Outras fontes de financiamento;

iv) – todos os comprovativos de despesa, organizados de acordo com as oito rubricas orçamentais: recursos humanos, aquisição de serviços, aquisição de materiais ou equipamentos, despesas de comunicação, encargos com instalações ou equipamentos e outras, até ao limite máximo de 5% do total do orçamento.