Nos termos do Regulamento e do protocolo de financiamento assinado, cabe à(s) entidade(s) promotoras de projetos financiados com mais de 5.000 € apresentar o 1º relatório de prestação de contas, relativo ao período que decorreu desde a assinatura do protocolo até 31 de dezembro de 2021.

Segundo o modelo apresentado pela coordenação nacional à Entidade Responsável e à Administração Central do Sistema de Saúde[1], o 1º relatório de prestação de contas é preenchido através da plataforma de candidaturas e contém os seguintes quadros:

• Índice do relatório
• Atividades
• Receitas
• Outras fontes de financiamento
• Despesas
• Submeter relatório

Os pressupostos deste modelo de prestação de contas são os seguintes:

• Abrange o período que decorreu entre a data de assinatura do protocolo de financiamento e 31 de dezembro de 2021.
• Permite relatar em quadros separados: as atividades; as receitas provenientes do Programa; as receitas de outras fontes de financiamento; e as despesas elegíveis.
• As despesas elegíveis não são imputadas às atividades.
• O saldo entre receitas provenientes do Programa e despesas elegíveis só deve ser nulo no relatório de fecho de contas, a apresentar em outubro de 2022.

[1] Substitui a Secretaria-Geral do Ministério da Saúde na execução financeira do Programa, sucedendo-lhe como Primeira Outorgante dos protocolos de financiamento, de acordo com a Resolução do Conselho de Ministros 187/2021, de 30 de dezembro

As atividades previstas no projeto e realizadas até 31 de dezembro de 2021 podem ser comprovadas por links para eventos ou notícias, publicados no Jornal dos Bairros Saudáveis, por links para páginas do projeto na internet ou para redes sociais e/ou por fotos, vídeos ou artigos de jornal, digitalizados e colocados como anexo em formato zip.

São as receitas complementares que os projetos podem obter e que têm de ser declaradas. No 1º relatório de prestação de contas estão listadas as outras fontes de financiamento declaradas na candidatura, para se relatar se foram já recebidas e se há algum impacto no projeto caso não o tenham sido. Mas é possível acrescentar novas fontes de financiamento, obtidas entretanto, incluindo receitas próprias ou materiais oferecidos, por exemplo.

A pergunta ‘10.1 É possível complementar o apoio financeiro do Programa com outros financiamentos?’ desenvolve este tema e alerta para financiamentos incompatíveis com o Programa.

É necessário colocar todos os dados do documento da despesa realizada e paga no respetivo campo do quadro Q4. Despesas e juntar em anexo, como comprovativo, a digitalização ou fotografia do correspondente documento de faturação/realização da despesa. Os documentos de despesa só são aceites se a a sua data não for anterior à data de assinatura do protocolo de financiamento.

Caso o documento de pagamento seja distinto do documento de despesa, é necessário juntar também em anexo, como comprovativo(s), a digitalização ou fotografia do(s) comprovativo(s) de pagamento (por exemplo, comprovativo de transferência bancária, cheque ou cópia de extrato bancário).

Nota

A descrição da despesa deve indicar a sua finalidade e ser congruente com a rubrica orçamental em que a despesa é colocada. A descrição de qualquer despesa colocada na rubrica 'Outras' deve explicitar, de acordo com o regulamento, que esta despesa é imprescindível para a realização do projeto. É o caso das despesas com produtos alimentares, refeições, transportes, combustíveis ou medicamentos, que, não se enquadrando nas restantes rubricas orçamentais, devem ser classificadas como 'Outras' e justificadas (por exemplo, indicando a atividade do projeto para a qual foram necessárias).

Consulte a descrição das diferentes rubricas orçamentais nas perguntas frequentes 14.3 a 14.10, no tema 14.

Para despesas com produtos alimentares, refeições, transportes, combustíveis ou medicamentos, a classificar na rubrica 'Outras', consulte a pergunta frequente 14.10.

Há despesas que exigem a realização de um contrato e há contratos que têm de cumprir as regras do Código dos Contratos Públicos (CCP), como se esclarece nas perguntas frequentes do tema 6. Contratação pública.

Na plataforma de candidaturas, na área RELATÓRIOS, o formulário Contratos permite carregar todos os contratos ou adendas, associados a despesas lançadas. Nesse formulário, no quadro Contratos, identificam-se os tipos de contrato, separando os que têm de obedecer às regras do CCP. O objetivo é incluir aqui todos os contratos obrigatórios para justificar as despesas carregadas no quadro Q4. Despesas do relatório de prestação de contas, para que só tenha de carregar cada contrato (ou adenda) uma vez e não sempre que carregar uma despesa a ele associada.

O formulário Contratos articula-se com o quadro Q4. Despesas do formulário Relatórios de projeto. O quadro Q4. Despesas elenca, no campo “Contratualização”, os contratos ou adendas relacionados com o projeto colocados no formulário Contratos. Para cada despesa do quadro Q4. Despesas, deve indicar-se, no campo "Contratualização", se ela está associada a algum desses contratos ou adendas, ou se não requer qualquer contratualização (caso das despesas de aquisição de serviços ou de bens móveis até ao limite de 5.000 €, por exemplo).

Para além dos contratos ou adendas, que devem ser colocados no formulário Contratos, há situações em que é preciso juntar o despacho ou a ata com a decisão do órgão social competente da entidade promotora. Damos alguns exemplos:

• Imputação do valor de encargos com instalações ou equipamentos – só são elegíveis na proporção da sua afetação ao projeto. O documento de suporte é um despacho do tesoureiro da entidade promotora que fixa a proporção de afetação desses encargos para a duração do projeto.
• Imputação do valor de despesas com recursos humanos - os recursos humanos contratados pelas entidades promotoras ao abrigo do Código do Trabalho podem ser afetos total ou parcialmente ao projeto, sendo nesse caso possível imputar as respetivas despesas de contratação, na mesma proporção, ao financiamento pelo Programa Bairros Saudáveis. Essa imputação requer uma deliberação da direção da entidade promotora, como se explica na pergunta frequente ‘9.1 É possível imputar despesas de contratação de recursos humanos ao Programa Bairros Saudáveis?’.
• Imputação do valor de despesas de contratação de dirigentes – essa contratação só é possível se o estatuto da entidade o não proibir e está sujeita às limitações referidas na pergunta frequente ‘8.1 As entidades promotoras podem contratar dirigentes no âmbito dos projetos apoiados pelo Programa Bairros Saudáveis?’. Caso a contratação seja possível, a imputação total ou parcial dessa despesa requer uma deliberação da direção da entidade promotora, em que o(s) dirigente(s) a contratar não pode(m) tomar parte, como se esclarece na pergunta frequente ‘9.2 É possível imputar despesas de contratação de dirigentes da entidade promotora?’.

O n.º 2 do artigo 28.º do Regulamento do Programa determina que “As despesas elegíveis são inscritas pelo valor total, com todos os encargos adicionais, como o IVA, contribuições para a segurança social, seguros obrigatórios, taxas ou outros aplicáveis.” O valor total é o que consta do documento de despesa, com os encargos adicionais incluídos. Se se tratar da remuneração de um trabalhador por contra de outrem, veja na pergunta frequente 12.10 qual o valor total a considerar.

As despesas elegíveis têm de ser classificadas na respetiva rubrica orçamental, de acordo com o Regulamento, e a sua soma não pode ultrapassar o montante disponível na respetiva rubrica. O total das despesas elegíveis também não pode ultrapassar o montante total do financiamento aprovado, de acordo com o protocolo de financiamento.

Na maioria dos casos, o valor elegível é igual ao valor total. Mas os projetos podem colocar um valor elegível inferior se a despesa for apenas parcialmente imputável.

Há despesas cujo valor total só é parcialmente imputável ao projeto, devendo o restante ser assegurado por receitas próprias ou outros apoios obtidos. É o caso dos vários exemplos de imputação parcial de despesas que se referem na pergunta frequente ‘12.7 O que são os documentos de suporte à despesa?’. Nesses casos, o valor elegível é o valor imputado ao projeto, que é inferior ao valor total e deve ser justificado com um documento de suporte.

Também podem surgir situações em que uma despesa acabou por ser mais cara do que o previsto no orçamento e até pode ultrapassar o total disponível na respetiva rubrica orçamental. Como proceder nestes casos? Há duas alternativas:

• ou solicitar, em próxima alteração orçamental, o reajustamento das rubricas orçamentais para vir a encaixar o valor total; nesse caso, esta despesa é retirada deste relatório para ser apresentada num relatório seguinte;
• ou a entidade promotora prefere suportar parte do valor total com receitas próprias ou outros apoios que obtenha e inscreve como valor elegível o valor que pretende ver suportado pelo Programa; nesse caso, deve ir ao quadro ‘Q3. Outras fontes de financiamento` e declarar a receita complementar necessária. O valor elegível a colocar será, assim, também inferior ao valor total.

Ressalva-se que o valor que é somado no item ‘soma das despesas’ do campo ‘Classificação’ é sempre o valor elegível declarado.

Cabe à entidade promotora ir fazendo uma gestão orçamental que lhe permita aproveitar da melhor maneira possível todo o financiamento aprovado para o projeto.

Se isso acontecer, quando tentar submeter o relatório através do quadro ‘Q.5 Submeter relatório’ irá aparecer-lhe uma mensagem de erro. Terá de voltar ao quadro ‘Q.4 Despesas’ e retirar, ou baixar o valor elegível, da ou das despesas que entender por forma a corrigir o problema. Veja como fazer essa gestão orçamental na pergunta frequente ‘12.8 O quadro ‘Q4. Despesas’ pede, para cada despesa, que se inscreva o valor total e o valor elegível. Qual é a diferença entre estes dois valores?’.

Segundo o n.º 2 do artigo 28.º do Regulamento, “As despesas elegíveis são inscritas pelo valor total, com todos os encargos adicionais, como o IVA, contribuições para a segurança social, seguros obrigatórios, taxas ou outros aplicáveis.”

No caso da remuneração de um trabalhador dependente, a despesa deve ser inscrita na rubrica “Recursos Humanos”, e o valor total inclui: o Salário Bruto, os subsídios de Natal ou férias, ajustados à proporção do ano cicil afeta ao projeto, o subsídio de alimentação ou outras prestações complementares, a TSU da entidade empregadora, a despesa com a Higiene e Segurança no Trabalho (1/12 ou 1/24 dependendo da idade do trabalhador, ou do tipo de contrato com o prestador do serviço de Higiene e Segurança) e o Fundo de compensação.

No caso de um voluntário contratado e integrado num Programa de Voluntariado, o valor total não inclui remuneração mas inclui as despesas decorrentes do enquadramento jurídico do voluntariado ou previstas no respetivo contrato.

No caso do pagamento de uma prestação de serviços de um trabalhador independente, pago a recibos verdes, a despesa deve ser inscrita na rubrica “Aquisição de serviços” e o valor total inclui: o valor base contratualizado, mais IVA, caso não haja isenção.

A retenção de IRS de um trabalhador independente não é um encargo adicional da entidade promotora, é um encargo do trabalhador. A entidade promotora apenas tem de declarar que irá remeter esse valor à Autoridade Tributária, assinalando no mesmo quadro o campo “Declaração de responsabilidade”.

Nota:

A entidade promotora que adquira serviços a trabalhadores independentes pode ter de assumir uma obrigação contributiva se a pessoa, cuja prestação de serviços contratarem, depender, em mais de 50% do valor total da sua atividade como trabalhador independente, dessa prestação de serviços. Neste caso, a entidade promotora adquire a qualidade de “entidade contratante” para efeitos de Segurança Social. Veja mais sobre esta obrigação no tema 11. Encargos adicionais com trabalhadores independentes.